Auf einer Pro-Forma-Rechnung finden sich die gleichen Angaben wie auf einer Handelsrechnung. Sie unterscheidet sich aber durch den Zusatz Pro-Forma-Rechnung oder Pro-Forma-Invoice. Dieser weist auf den reinen Informationscharakter des Dokuments hin.
Die Pro-Forma-Rechnung wird oft vor der Warensendung oder sogar vor Vertragsabschluss verschickt, um dem Importeur Daten über ein Angebot zu übermitteln. In manchen Fällen verlangen auch die Einfuhrbehörden eine Pro-Forma-Rechnung, um eine Einfuhrlizenz auszustellen oder Einfuhrquoten zu überwachen. Bei kostenlosen Mustersendungen dient sie zur Zollabwicklung. Manche Länder benötigen sie noch zur Devisenzuteilung, manche Kreditinstitute zur Eröffnung eines Akkreditivs. Durch die Pro-Forma-Rechnung wird keine Zahlung ausgelöst.
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